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Una oficina de proyectos ágil ¿se puede?

Por: Iván Jiménez

@Ivanni_Simons

Hace algunos días tuve la grata fortuna de dar un curso de Scrum a una empresa en el extranjero que tiene toda la voluntad de aplicar la agilidad, ya que se dieron cuenta que esto no es solo una necesidad, sino algo esencial para hacer una transformación digital integral.

Uno de los colaboradores de esa empresa me estaba contando que tienen una oficina de proyectos (PMO por sus siglas en inglés) que hace las cosas más difíciles de lo que podrían ser. Esto por temas burocráticos, el documento de las múltiples firmas y los eternos ajustes a los documentos previos a iniciar los proyectos (entre otras situaciones dignas del libro negro de los proyectos). Entonces, más que un aliado la oficina de proyectos se convierte en una pesadilla.

Me ha tocado participar en proyectos donde el apoyo de la implementación de agilidad viene desde arriba, y sin duda que esto es fundamental para que se pueda aplicar la agilidad de manera escalable y sostenible en una empresa. Porque siempre va a haber saboteadores a los proyectos de cambio que van a hacer que las cosas no fluyan como deberían, no prosperen y haya después un “Ven, se los dije, esto de la agilidad no funciona para nosotros”. La PMO debe tener la disponibilidad de la transformación para que los equipos de trabajo y personas que hacen los proyectos vivan una forma nueva y mejor de trabajar. La agilidad es un buen aliado en la búsqueda de la felicidad laboral.

Al momento de hacer una transformación ágil, un comité debe apoyar a la transición al cambio. Este comité de agentes de cambio por supuesto que puede venir de la oficina de proyectos, de tal forma que este organismo se encargue de cuidar no solo de los proyectos que salgan bajo la forma tradicional, sino también bajo la forma de trabajo ágil.

Es un hecho que al principio no va a ser posible transformar a la empresa a un esquema completo de agilidad. Debe ser un paso a paso para ir permeando a las diferentes áreas y proyectos de la empresa con esta manera de trabajar y pensar. Y por supuesto que se tiene que caminar paso a paso, sin correr. Scrum no va a funcionar para todos los proyectos y áreas, pero para las que no, se puede hacer con Kanban, Extreme Programming, Lean Startup, Management 3.0 y otras prácticas ágiles.

Una transformación debe ser duradera, debe mantenerse a través de los tiempos y de los cambios a la estructura que puedan llegar a la empresa. Lo ideal es sentar el modelo base, constantemente mejorarlo de manera organizada, pulir los bordes que estén irregulares hasta que tengamos una forma de trabajo que dé resultados a la organización. Y muy importante, la forma de trabajo que le funcione a un país debe ser adaptada por las personas que van a ocupar esa forma de trabajo en otro país, ya que se deben considerar los aspectos sociales, psicológicos y antropológicos de los diferentes países y sus ciudades.

Una oficina de proyectos que quiera ser ágil debe iniciar paso a paso, ponerse una meta de porcentajes de proyectos que desean llevarse con agilidad, y poco a poco irle subiendo la meta para que eventualmente el porcentaje de proyectos ágiles sea mayor al porcentaje de proyectos tradicionales. Y claro, esto va a tardar varios meses, incluso años, por lo que no esperen una solución milagrosa en uno o dos sprints.

La agilidad es para todos… para todos aquellos que tengan la disposición de hacer proyectos de una forma disciplinada, productiva y efectiva. No hagas agilidad por vanidad.

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