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Reuniones 3.0: necesitamos menos reuniones y más enfoque en lo valioso

Escrito por: Iván Jiménez @Ivanni_Simons

¿Cuántos de ustedes viven sumergidos en su día a día en reuniones, de las cuales, solo el 10-20% de estas son realmente productivas?

¿Cuántos de ustedes luchan para no dormir en sus reuniones y/o no tienen ni la más remota idea del por qué fueron llamados a ese evento?

Este tipo de situaciones es una constante en muchas empresas de México y del mundo. Y es necesario dejar atrás esta mala práctica, ya que esto es un desperdicio de tiempo, energía, productividad y enfoque.

Considero que lo adecuado para las empresas es que puedan aplicar las siguientes reglas base para cualquier reunión de trabajo que se organice:

1.- Definir una agenda antes de la reunión y mostrarla durante la reunión (cada punto de la agenda con una duración de tiempos definida)

2.- Convocar a las reuniones solo a las personas que REALMENTE son necesarias. La primera frase antes de empezar la reunión debe ser “Si alguien de los presentes no debe estar aquí, tome la libertad de salir de la reunión” (evidentemente, sin represalias).

3.- Una persona juega el rol de facilitador (no debe ser siempre la misma persona). Entre sus responsabilidades está:

– Moderar los turnos en la reunión

– Asegurarse que se están revisando los puntos de la agenda

– Manejar el parking lot (estacionamiento): dejar los temas interesantes anotados en un pizarrón para que, si hay tiempo y disponibilidad, puedan ser platicados

– Hacer anotaciones CLAVE… y el “clave” implica no transcribir exactamente todo lo que se está platicando para armar minutas extensivas que NADIE lee. Esas notas clave se pueden enviar a los participantes de la reunión.

– Proponer un break cuando el facilitador sienta que la energía de las personas se está drenando

4.- Takeovers: una junta sin puntos de acción o acuerdos es como un taco de carne asada sin aguacate. En el pizarrón podemos anotar los puntos de acción clave que las personas se llevan para la siguiente junta/semana/etc. Estos puntos de acción, idealmente, se dejan visibles para todos y se sugiere que alguien sea el encargado de ver que se estén avanzando en los pendientes (ya sea un Scrum master o el facilitador de la reunión).

5.- Si es un taller/mesa de trabajo, el facilitador deberá presentarle a los participantes los materiales y espacios disponibles para las dinámicas.

6.- Las reuniones deben ser breves. Por ello, prohibir que las personas usen celulares y equipos de cómputo es una prioridad. Si es necesario, que la persona tome unos minutos FUERA de la sala para responder ese mensaje/llamada/mail urgente e importante.

7.- Las reuniones deben tener una hora límite, sin importar que reunión sea. Esto es, si ya son las 4 pm, ya no puede empezar alguna reunión. Acostumbremos a los jefes a que después de cierta hora, consideren mejor hacer la reunión el día de mañana, o tal vez una breve reunión junto a la cafetera (breve, 10-15 minutos).

8.- Las reuniones son más amenas con café, frutas, yogurt. Es ideal estar armados para las reuniones con algún snack saludable (por favor, no chilaquiles ni tacos de canasta o la torta de huevo).

9.- Prepara las reuniones remotas indicando a todos en qué medio se van a conectar (Webex, Hangouts, ClickToMeeting, etc.) y el horario de la reunión. Asegúrense que las personas que van a estar de forma remota tengan lista la información para la reunión al menos 10 minutos antes.

10.- Murphy nos puede visitar. Sepan accionar a ello: buscar otras salas de juntas en caso de que la sala que apartamos está ocupada por alguien con más poder en el organigrama (¿no les encanta cuando esto sucede?), hacerlo en el lugar de trabajo (si las hacemos de pie, no pasa nada, es mejor y nos ayuda a que sean rápidas y enfocadas), hacerlas en la cocina, o movernos a una cafetería. Piensen fuera de la caja

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Hoy en día algunas empresas están empezando a tomar o ya tienen un tiempo usando el enfoque de ROWE (Results Only Work Environment) en el cual no existen los horarios (el 9 a 6 pm no funciona, no con el trabajo creativo) ni espacios definidos (puedes trabajar en la oficina, o desde casa, o en la cafetería, o en la playa) y las juntas son completamente opcionales. No por ello se debe perder el contacto entre los equipos, entonces, toca constantemente organizar actividades de integración, salidas informales, teamback, all hands meetings y otras formas de mantener ese sentido de pertenencia que deben tener los equipos de trabajo.

Si quieres conocer algunas estadísticas alarmantes de lo que solo en Estados Unidos se pierde por juntas sin sentido y otros males como los mares de correos e interrupciones, dale una mirada a esta información.

Ojalá puedas aplicar varios de los puntos antes mencionados. Y si consideras que me faltó alguno que me recomiendes, ¡déjame saber!

¡Felices juntas!

Fuente de la imagen de título: http://www.encorefitnesscoaching.com/wp-content/uploads/2016/08/boring-meetings-made-better.jpg
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